Dein Kalender gehört nicht mehr dir?

Sei ehrlich: Dein Terminkalender ist so voll, dass du ihn nur noch passiv verwaltest. Er ist ein Schlachtfeld, das andere für ihre Dringlichkeiten nutzen. Du bist nicht mehr die steuernde Hand des Unternehmens, sondern nur noch der Puffer im System.

Dabei bedeutet Puffer in diesem Kontext, dass du deine ursprüngliche Führungsrolle aufgegeben hast und nur noch eine reaktive, abfedernde Funktion einnimmst. Du bist die notwendige, aber ineffiziente Zwischenschicht, weil Prozesse oder Verantwortlichkeiten unklar sind. Anstatt das System so zu bauen, dass es sich selbst reguliert, absorbierst du den Stress und die Hektik des Tagesgeschäfts, egal ob als GF oder Manager. Deine Zeit wird zum reinen Reibungsmanagement, statt zur Wertschöpfung.

Dieses "Management by Outlook-Kalender" ist ein Zustand der Kapitulation. Es ist der Beweis, dass die Effizienz (die Dinge richtig tun) der Effektivität (die richtigen Dinge tun) gnadenlos die Zeit stiehlt.

Es ist Zeit, diese Fremdbestimmung (radikal) zu beenden.

Die Kalender-Regel: Der Puffer-Status im Detail

Der Puffer-Zustand verhindert sowohl Effektivität als auch Effizienz:

Wenn du als Geschäftsführer nur noch Puffer bist, arbeitest du IM SYSTEM (operative Dringlichkeit), anstatt AM SYSTEM (Strategie und Struktur). Du absorbierst die strategische Ungeduld deiner Manager und bist ständig mit dem Klären der Wie-Fragen beschäftigt, anstatt die Was-Fragen zu beantworten. Deine eigentliche Aufgabe verpufft in Meeting-Marathons.

Wenn du als Manager nur noch Puffer bist, arbeitest du nicht an der Verbesserung, sondern an der Verwaltung der Fehler. Die Zeit, die du für die Prozess-Optimierung und die effiziente Steuerung der Umsetzung bräuchtest, geht dafür drauf, die Performance deiner Mitarbeiter im Detail zu klären. Viele Manager sitzen in endlosen 1:1-Meetings, die nur dazu dienen, Mikromanagement zu betreiben, anstatt klare, delegierbare Strukturen zu schaffen. Du bist ständig mit dem Füllen von Informationslücken beschäftigt, anstatt die Leistung des Teams zu steigern.

Die harte Wahrheit: Wenn dein Kalender nur Probleme abfedert, bist du keine Führungskraft mehr, sondern ein überqualifizierter Kundenservice. 

Hol dir deine Hoheit in 3 Schritten zurück

Du bist der Chef. Behandle deinen Kalender auch so. Du musst dir deine Zeit "zurückstehlen" und sie hart verteidigen.

Erstens: Blockiere die kritische Fokus-Zeit. 

Egal ob GF oder Manager, du brauchst täglich unverhandelbare "Deep Work"-Blöcke von zwei bis vier Stunden. Diese Zeit gehört dem Wichtigen, aber nicht Dringenden. Benenne sie transparent – "Strategie-Fokus", "Prozess-Entwicklung" – um jedem zu signalisieren: Hier wird am System oder an seiner Optimierung gearbeitet.

Zweitens: Definiere und delegiere die Dringlichkeit. Entferne dich aus den dringend, aber nicht wichtig Meetings.

Deine Mitarbeiter braucht die Autorität und Klarheit, alle operativen (Effizienz-)Probleme selbst zu lösen. Wenn du als GF oder Manager dort sitzen musst, oder wenn deine 1:1 Meetings ständig zur operativen Feuerwehr werden, sind deine Prozesse oder Verantwortlichkeiten unklar.

Drittens: Starte die Meeting-Diät.

Bei jeder Meeting-Anfrage, die in deine Fokus-Zeit fällt, musst du fragen: "Bin ich für die finale Entscheidung oder die strategische Richtung notwendig?" Ist die Antwort "Nein", schick einen Mitarbeiter, verlange ein Protokoll oder lehne ab.

Ein voller Kalender ist kein Statussymbol. Er ist ein Beweis dafür, dass die gesamte Führungsmannschaft im operativen Sumpf festgefahren ist. Deine Aufgabe ist es nicht, der Puffer zu sein. Deine Aufgabe ist es, ein stabiles, autonomes System zu schaffen, das keinen Puffer mehr braucht.

Überprüfe deinen Kalender heute: Wie viele Termine dienen dem "Am System arbeiten" und wie viele dem "Im System arbeiten"? Hol dir deine Hoheit zurück.